Dokumente ablegen, organisieren und wiederfinden

April 2024

Freie-PM.de: Zeit und Geld durch den Einsatz einer digitalen Archivlösung sparen

Aachen, im Juni 2014. ecoDMS ist die optimale Archivlösung für jedermann. Das Dokumenten-Management-System eignet sich technisch, inhaltlich und preislich für Privatleute, kleine und mittelständische Unternehmen und sogar für Konzerne. Ein einzigartiges Entwicklungs- und Vertriebskonzept macht diese enorme Skalierbarkeit und Flexibilität der Software möglich. Mit ecoDMS können jegliche Dokumente, Daten und Informationen zentral und sicher in einem elektronischen Archiv auf dem eigenen Computer oder auf einem Server im internen Netzwerk aufbewahrt werden.

Schriftstücke in Papierform werden mit einem Dokumentenscanner eingescannt und dann über die ecoICE-Oberfläche zur Posteingangsbearbeitung von ecoDMS abgerufen. Von dort aus erfolgt per Mausklick die Ablage in den entsprechenden Zielordnern im Archiv, die Vergabe notwendiger Metadaten und die Zuweisung an die zuständigen Benutzer. Dieser Klassifizierungsprozess kann sogar automatisiert erfolgen. In wenigen Schritten sind die Papierdokumente sicher am richtigen Platz abgelegt. Beim Scannen arbeitet ecoDMS mit TIFF und PDF Dateien. Mit der Archivierung werden diese aber auch zusätzlich im revisionskonformen PDF/A-Format abgelegt.

Neben den Papierdokumenten können selbstverständlich auch alle anderen Dateien und Informationen im Dokumenten Management System gespeichert werden. Für ein- und ausgehende E-Mails aus Outlook und Thunderbird sind im Lizenzpreis Plugins enthalten, die eine direkte Archivierung der Mails und deren Anhänge ermöglichen. Auch hier erfolgt mit der Archivierung eine manuelle oder automatisierte Klassifizierung. Gleiches gilt für Texte, Tabellen und Präsentationen aus Microsoft Office, OpenOffice und LibreOffice. Hier beinhaltet die Vollversion ebenfalls eigene Addons zur sofortigen Ablage aus den genannten Programmen. Die Office Addons arbeiten in Kombination mit der in ecoDMS integrierten Versionsverwaltung. So können die Dokumente archiviert, klassifiziert und bei Bedarf nachträglich bearbeitet und als neue Version im DMS abgelegt werden. Die Ablage der E-Mail und Office-Dateien erfolgt jeweils im Originalformat und zusätzlich im Langzeitarchivierungsformat PDF/A.

Der PDF/A-Drucker von ecoDMS bildet die Schnittstelle zu anderen Anwendungen. Mit diesem virtuellen Drucker können Dokumente aus beliebigen, druckfähigen Anwendungen wie z.B. der Warenwirtschaft, Rechnungssoftware oder auch Grafikprogrammen heraus im PDF/A-Format ans Dokumentenarchiv übergeben, manuell oder automatisch klassifiziert und revisionskonform archiviert werden.

Alle anderen Unterlagen, die sich zum Beispiel im Filesystem auf einem Laptop, PC oder im Netzwerk befinden, werden einfach per Drag und Drop ins ecoDMS Archiv geschoben und klassifiziert. Mit wenigen Mausklicks befinden sich so alle Daten sicher in einem zentralen Archiv. Das spart Papier, Stauraum, Zeit und Geld.

Auch die Freunde mobiler Lösungen und Webanwendungen kommen mit ecoDMS nicht zu kurz. Für Android und IOS Tablets und Smartphones gibt es eigene Apps, die den Zugriff bequem von unterwegs aus auf das ecoDMS Archiv erlauben. Darüber hinaus enthält das Dokumentenmanagementsystem einen Webclient, der lesenden Zugriff auf die Dokumente und Strukturen ermöglicht und über den Internetbrowser abrufbar ist.

Jedes lesbare Dokument, dazu zählt auch der eingescannte Posteingang, wird mit der Archivierung gleichzeitig im Hintergrund vom System volltextindiziert. So können die Benutzer durch Eingabe von Begriffen, die entweder in der Datei oder in den dazugehörigen Metadaten vorkommen, das gesuchte Dokument blitzschnell wiederfinden. Auch die bei der Archivierung ausgefüllten Klassifizierungsattribute helfen bei der Recherche. Die Anwender können beliebige Filterkriterien bestimmen. Angefangen von einer Suche innerhalb bestimmter Zeiträume, über die Suche nach Dokumentenarten und Status, bis hin zur Suche über Zielordner und beliebigen anderen Kriterien, ist ein rasches Auffinden der Daten stets gewährleistet. Über die Erweiterte Suche können darüber hinaus verschiedene Suchkriterien miteinander verknüpft werden und bei Bedarf in Form von Filtervorlagen gespeichert werden.

Die Einstellungen von Ordnerstrukturen, Dokumentenarten, Status und anderen passenden Klassifizierungsinformationen können frei auf die eigenen Bedürfnisse vorgenommen werden. EcoDMS kann in die bestehenden Infrastrukturen eingebaut und flexibel konfiguriert und genutzt werden.

EcoDMS ist plattformunabhängig und plattformübergreifend unter Windows, Ubuntu, Debian und MacOS einsetzbar. Es handelt sich hierbei um ein Client-Server-System, das leicht zu installieren und zu bedienen ist. Server- und Datenbank-Kenntnisse werden nicht vorausgesetzt. Die Installationspakete sind leicht verständlich und schnell ausgeführt. Gespeichert werden alle Einstellungen, Daten und Details in einer postgreSQL-Datenbank. Diese ist Bestandteil der ecoDMS-Server-Komponente. Genutzt werden kann das System entweder als Einzelplatzlösung auf einem Laptop oder PC oder im Netzwerk mit zentralem Zugriff auf das Archiv von verschiedenen Arbeitsplätzen und Standorten aus.

Unfassbar aber wahr: Das Archivsystem kostet mit voller Funktionalität im Onlineshop sagenhafte 49 Euro pro Lizenz. Eine Lizenz ist zeitlich unbegrenzt nutzbar und an keine Dokumentenanzahl gebunden. Im Preis inbegriffen sind alle genannten Funktionen, Plugins und Addons. Wer sich im DMS-Bereich auskennt weiß: Dieses Preis-Leistungsverhältnis ist nicht nur einzigartig sondern auch völlig unschlagbar. Der Verkaufspreis von ecoDMS liegt um ein Vielfaches unter dem herkömmlichen Marktpreis. Natürlich sind in den 49 Euro keine Support oder Service Leistungen inbegriffen, aber selbst diese sind bei Bedarf sehr günstig zu erwerben.

Anbei eine kurze Beispiel-Rechnung, die zeigt, wie günstig ecoDMS auch inklusive Support ist: 3 Lizenzen à 49 Euro (brutto) + 5x15 Minuten Support direkt vom Hersteller = 266,00 EUR (brutto). Günstiger geht es nicht! Selbstverständlich ist der Kauf von Service und Supportleistungen optional -also nicht verpflichtend. Nur wer direkt vom Hersteller unterstützt werden möchte, muss dafür zahlen. Ansonsten gibt es neben der günstigen Lizenzgebühr keinerlei Zusatzkosten. Im Gegenteil. Auf der Webseite von ecoDMS gibt es sogar noch eine kostenlose Wissensdatenbank mit hilfreichen Beiträgen zu verschiedenen technischen und inhaltlichen Themen. Die Benutzerdokumentationen beschreiben detailliert die einzelnen Installationsschritte, Einstellungen und Funktionen des Systems. Zusätzlich ermöglichen zahlreiche, kostenlose Schulungsvideos den perfekten Einstieg in ecoDMS.

Vor dem Kauf kann die ecoDMS Software zunächst kostenlos mit der ecoDMS Free4Three Edition getestet werden. Diese verfügt in den ersten 30 Tagen über den vollen Funktionsumfang (ausgenommen Web und Mobile Dienste). Da die Komponenten der Free4Three Edition und der Vollversion identisch sind, kann die Vollversion durch Einspielen einer ecoDMS Lizenz vollständig und dauerhaft aktiviert werden.

Mehr Informationen unter www.ecodms.de (http://www.ecodms.de) .
Das Dokumentenmanagementsystem ecoDMS stammt aus dem Hause applord in Aachen. Die Planung und Umsetzung einer Software für die digitale Posteingangsbearbeitung eines Großkunden war der Startschuss zur Entwicklung des eigenen Archivsystems. Auf Basis dessen und der langjährigen Erfahrung in den Bereichen Dokumentenarchivierung und Workflow wurde der ecoSIMS Process Server entwickelt. Dieser bildet die Grundlage von ecoDMS und sorgt durch seine serviceorientierte Architektur (SOA) dafür, dass sich bestehende IT-Infrastrukturen an den geschäftlichen Anforderungen eines Unternehmens modular und flexibel ausrichten lassen. Für sensationelle 49 Euro pro gleichzeitiger Verbindung zum Archiv erhalten die Kunden mit ecoDMS ein professionelles Dokumenten-Management-System, das mobil, im Web, im Netzwerk und lokal verwendet werden kann. Von einer komfortablen Posteingangsbearbeitung, einer automatischen Dokumentenablage, der sicheren Archivierung beliebiger Dateiformate und Schnittstellen zu gängigen Office und E-Mail-Programmen, bis hin zum blitzschnellen Wiederfinden aller Dokumente und der einfachen Integration in die bestehende Systemumgebung, bietet dieses Client-Server-System jeglichen Komfort für die Anwender.
applord GmbH
Andrea Warmuth
Salierallee 18a
52066 Aachen
presse@applord.de
0241-47572-01
http://www.ecodms.de

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